Introduzione
Con la digitalizzazione dei processi amministrativi e aziendali, il sigillo elettronico è diventato uno strumento essenziale per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali. Ma una domanda cruciale si pone per imprese e enti pubblici che operano oltre i confini nazionali:
Quale tipo di sigillo elettronico è riconosciuto negli altri Stati membri dell’Unione Europea?
Scopriamo come funziona il riconoscimento reciproco dei sigilli elettronici, quali sono i livelli di garanzia previsti dal Regolamento eIDAS, e quali tipi di sigillo hanno validità legale in tutta l’UE.
Cos’è un sigillo elettronico?
Il sigillo elettronico è l’equivalente digitale del timbro aziendale o istituzionale. Serve a garantire l’origine e l’integrità di un documento elettronico, attestando che proviene da una persona giuridica (come un’azienda, un ente pubblico o un’organizzazione).
Non va confuso con la firma elettronica, che è invece legata a una persona fisica.
In altre parole:
- La firma elettronica identifica chi ha firmato un documento.
- Il sigillo elettronico certifica da chi proviene il documento, ad esempio un’impresa o un ente.
Tipologie di sigillo elettronico secondo il Regolamento eIDAS
Il Regolamento (UE) n. 910/2014, noto come Regolamento eIDAS, disciplina i servizi fiduciari e l’identità digitale all’interno dell’Unione Europea.
Esso distingue tre livelli di sigillo elettronico, che differiscono per grado di sicurezza e valore legale:
1. Sigillo elettronico semplice
È la forma base di sigillo elettronico. Consiste in qualsiasi metodo elettronico utilizzato per identificare la fonte di un documento, come un watermark o un hash digitale.
Tuttavia, non offre garanzie forti sull’identità del sigillante, e non ha valore probatorio pieno in caso di controversia legale.
2. Sigillo elettronico avanzato
Questo tipo di sigillo soddisfa requisiti più rigorosi:
- è univocamente legato al soggetto che lo utilizza,
- consente di identificare chiaramente l’organizzazione,
- e permette di rilevare eventuali modifiche al documento dopo l’apposizione del sigillo.
Il sigillo avanzato è molto più affidabile, ma il suo riconoscimento può variare tra Stati membri, a seconda delle normative nazionali e delle infrastrutture di fiducia.
3. Sigillo elettronico qualificato
È la forma più sicura e legalmente riconosciuta in tutta l’UE.
Il sigillo elettronico qualificato si basa su un certificato qualificato emesso da un prestatore di servizi fiduciari qualificato (QTSP), riconosciuto ai sensi del Regolamento eIDAS.
In pratica, ciò significa che:
- è generato da un dispositivo qualificato per la creazione del sigillo (QSCD),
- è giuridicamente equivalente a un sigillo su carta,
- ed è automaticamente riconosciuto in tutti gli Stati membri dell’UE.
Riconoscimento transfrontaliero dei sigilli elettronici nell’UE
Uno degli obiettivi principali del Regolamento eIDAS è garantire che i sigilli elettronici qualificati emessi in uno Stato membro siano validi in tutti gli altri Stati membri.
Questo principio di riconoscimento reciproco si applica esclusivamente ai sigilli qualificati.
Cosa significa in pratica
Se un’azienda italiana utilizza un sigillo elettronico qualificato emesso da un QTSP italiano (iscritto nell’elenco nazionale AgID), quel sigillo:
- ha pieno valore legale anche in Francia, Germania, Spagna o qualsiasi altro Paese UE,
- e non può essere rifiutato come prova nei procedimenti giudiziari o amministrativi di altri Stati membri.
Invece, i sigilli elettronici avanzati o semplici potrebbero non essere riconosciuti automaticamente al di fuori del Paese di emissione, salvo accordi bilaterali o accettazioni volontarie.
Elenchi di fiducia e prestatori qualificati
Ogni Stato membro dell’UE mantiene un elenco di fiducia nazionale (Trusted List) dei propri prestatori di servizi fiduciari qualificati.
Queste liste sono pubblicate e sincronizzate attraverso la “Trusted List Browser” dell’UE, consultabile online.
Se un certificato di sigillo qualificato proviene da un prestatore incluso in queste liste, esso è riconosciuto automaticamente in tutta l’Unione.
Esempio pratico:
- Un sigillo elettronico qualificato rilasciato da Infocert (Italia) o Bundesdruckerei (Germania) ha validità legale reciproca grazie al sistema eIDAS.
- L’infrastruttura UE consente quindi l’interoperabilità completa tra i sigilli qualificati di diversi Paesi.
Vantaggi del sigillo elettronico qualificato per le imprese europee
Per le aziende che operano a livello transfrontaliero, il sigillo elettronico qualificato UE offre numerosi vantaggi:
- Validità legale uniforme in tutti i 27 Stati membri.
- Semplificazione amministrativa nelle gare d’appalto o nei contratti internazionali.
- Maggiore fiducia nei rapporti B2B e B2G (Business to Government).
- Riduzione del rischio di frodi digitali grazie alla sicurezza crittografica avanzata.
- Conformità garantita al Regolamento eIDAS, che è obbligatorio per tutte le amministrazioni pubbliche e i fornitori di servizi fiduciari europei.
Il futuro: eIDAS 2.0 e l’identità digitale europea
Con l’evoluzione del Regolamento eIDAS 2.0, approvato nel 2024 e in fase di implementazione, l’Unione Europea punta a introdurre una European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet), ossia un portafoglio digitale europeo per cittadini e imprese.
In questo contesto, anche i sigilli elettronici qualificati saranno integrati nel portafoglio digitale, consentendo:
- la firma e il sigillo di documenti in modo immediato,
- la verifica automatica dell’autenticità su scala europea,
- e una maggiore interoperabilità tra i sistemi pubblici e privati degli Stati membri.
L’obiettivo è costruire un ecosistema digitale europeo sicuro, uniforme e pienamente riconosciuto, dove ogni documento sigillato digitalmente abbia valore legale identico in tutta l’UE.
Come ottenere un sigillo elettronico riconosciuto nell’UE
Per ottenere un sigillo elettronico qualificato, un’organizzazione deve rivolgersi a un prestatore di servizi fiduciari qualificato (QTSP) accreditato dall’autorità nazionale competente (in Italia, AgID).
I passaggi principali sono:
- Verifica dell’identità dell’organizzazione richiedente.
- Emissione di un certificato qualificato di sigillo elettronico.
- Generazione del sigillo tramite dispositivo qualificato (QSCD).
- Utilizzo del sigillo su documenti, fatture elettroniche, appalti pubblici, certificazioni, ecc.
Una volta ottenuto, il sigillo può essere apposto in modo automatizzato su milioni di documenti, garantendo tracciabilità, autenticità e conformità UE.
Conclusione
In sintesi, solo il sigillo elettronico qualificato — basato su un certificato rilasciato da un prestatore qualificato riconosciuto ai sensi del Regolamento eIDAS —
è automaticamente riconosciuto e legalmente valido in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea.
Gli altri tipi di sigillo (semplice e avanzato) possono essere utili in contesti nazionali o interni, ma non offrono lo stesso livello di sicurezza e riconoscimento transfrontaliero.
Con l’arrivo di eIDAS 2.0 e dell’Identità Digitale Europea, il sigillo elettronico qualificato diventerà sempre più centrale nella gestione documentale digitale e nella cooperazione tra enti pubblici e imprese europee.
FAQ
Il sigillo elettronico è obbligatorio?
No, ma è fortemente raccomandato per enti pubblici e aziende che operano digitalmente a livello europeo.
La firma elettronica e il sigillo elettronico sono la stessa cosa?
No. La firma è personale (persona fisica), il sigillo è aziendale o istituzionale (persona giuridica).
Come posso verificare se un sigillo è riconosciuto nell’UE?
Verifica che il prestatore sia presente nella EU Trusted List e che il sigillo sia qualificato ai sensi di eIDAS.
